프로젝트관리나 체계적인 업무관리가 필요하다면 쉬운 협업툴 플로우

회사에서 차장의 직급을 달고 직원들을 관리하는 위치에 있다 보니, 직원들에게 업무를 체계적으로 분배하고 관리하는 일을 주로 하게 됩니다.

기존에는 카카오톡이나 네이버 밴드를 개설하여 필요한 업무들을 공유하고 분배하기도 했었는데요, 당연한 이야기겠지만 여러 가지 한계에 부닥치게 됩니다.

카카오톡이나 네이버 밴드로 업무를 관리하다 보면 요청한 업무를 요청한 당사자가 잊기도 하고, 원활한 커뮤니케이션도 되지 않아 불편함을 겪는 경우가 아주 많죠! 저 역시 많은 시행착오를 겪어봤기에 지금은 밴드나 카톡으로 업무를 공유하지는 않고 있습니다.

오늘은 회사에서 업무에 필요한 프로젝트관리나 체계적인 업무관리가 가능한 쉬운 업무관리툴인 "플로우"에 대해서 알아보려고 하는데요, 특히 업무를 배정하고 요청하는 관리자라면 관심 가지고 살펴보셔도 좋은 프로그램이라 생각됩니다.

친근한 인터페이스와 쉬운 사용법을 가진 "Flow"

오래전에도 플로우의 전반적인 기능에 대해서 살펴본 적이 있는데요, 이번에는 업무처리 기능, 업무 모아보기 등을 위주로 살펴보려고 합니다.

간단히 플로우 기능에 대해서 전반적으로 살펴보면, 하나의 프로젝트 단위로 업무를 구분하여 생성하고, 구성원을 참여시켜 할 일이나 업무, 일정 등을 공유할 수 있는 협업 툴입니다.

많은 협업툴 중에서 단연 쉬운 인터페이스를 제공하여, 한눈에 진행 중인 업무를 쉽게 파악할 수 있다는데 큰 장점을 가진 프로그램이라 보시면 될 것 같습니다.

쉬운 인터페이스와 사용성은 직원들에게 추가로 뭔가를 배워야 한다는 부담을 줄일 수 있고, 쉽게 익힐 수 있다는 장점이 있습니다.

플로우는 프로젝트를 생성하여 업무를 진행하게 되며, 각각의 프로젝트에는 업무에 필요한 다양한 업무 형태의 글을 작성할 수 있도록 기능들을 제공해주고 있습니다.

하나의 프로젝트 내에서도 다양한 형태의 업무를 등록할 수 있는데, 일반적인 텍스트나 파일, 사진을 첨부하여 공유하는 글 작성 기능과 업무 진행상태, 담당자, 시작일/마감일이 있는 업무를 진행할 때 필요한 업무 기능이 있습니다. 또한, 시간/장소/메모/알림 설정이 가능한 일정 기능과 마감일이 정해진 업무를 할 때 대상자를 지정하여 건별로 처리할 수 있는 할 일 기능 등으로 구성되어 있습니다.

"Flow" 업무처리 및 업무 모아보기

Flow의 시스템에 대해 앞에서 간단하게 언급했는데요, 핵심 기능 중의 하나인 플로우의 업무 작성기능에 대해서 좀 더 자세히 살펴보겠습니다.

플로우의 업무작성 기능은 업무를 진행할 상대방에게 일을 요청할 때 주로 사용하게 되는 기능입니다.

단순히 업무를 요청하는 것에서 끝나지 않고, 요청한 내용에 대한 진행 상황을 "요청 -> 진행 -> 피드백 -> 완료 -> 보류"의 5가지로 한눈에 파악할 수 있게 되어 있어 관리적인 측면에서 아주 유리하다는 점입니다. 산재해 있는 업무들을 한꺼번에 확인하는 기능도 있는데 뒤에서 살펴보겠습니다.

업무에 따라 담당자를 추가로 배정하거나 변경할 수 있으며, 시작일/마감일을 지정하고 업무 진척도를 표시하여 그래프로 쉽게 확인할 수도 있습니다. 또한, 우선순위도 설정할 수 있는데 4가지의 등급으로 설정하여 먼저 처리할 수 있도록 설정할 수 있습니다.

등록된 업무가 많아 어떤 업무가 나에게 배정되었고, 어떤 업무가 진행 중인지 확인하고 싶다면, 모아보기 화면을 통하여 쉽고 빠르게 확인할 수 있습니다. 좌측 메뉴에 "전체 업무"를 선택하면, 업무 진행 상태를 한눈에 확인할 수 있습니다.

관리자라면 내가 요청한 업무가 어떤 게 있고, 어느 정도 진행이 되고 있는지 클릭 한두 번이면 간단하게 확인할 수 있습니다.

그리고, 앞에서 언급한 5가지의 업무 상태에 따라서도 진행 상태를 확인할 수 있고, 우선순위나 시작일/마감일을 지정하여 업무를 확인하는 것도 가능합니다.

Flow의 기능을 PC 화면을 통해 알아봤는데요, 실은 하나의 브라우저나 운영체제에 국한되어 있지 않다는 게 큰 장점 중의 하나입니다. 맥, 윈도우PC나 웹 브라우저에는 물론이고, 스마트폰이나 태블릿 등 어떠한 환경에서도 쉽게 접근하여 사용할 수 있는 툴이라는것입니다. 환경에 제한이 없다 보니 사무실뿐 아니라 외근 중에도 언제든 확인할 수 있는 충분한 환경이 갖추고 있습니다.