협업툴 플로우로 업무 목표 관리 및 업무능률 향상, 구글 드라이브 활용까지

과거에는 협업툴을 주로 네이트온이나 카카오톡 같은 메신저를 위주로 업무를 진행했었지만 과거에 진행했던 파일이나 내용을 확인할 수 없는 등의 문제로 인해, 타 부서와 함께 업무능률 향상과 원활한 커뮤니케이션을 위해 다양한 업무 관리 툴을 도입하여 사용하게 됩니다.

필자가 사용한 툴들은 레드마인이나 트렐로 등이 있는데요, 각각의 기능은 상당히 우수하지만 메신저를 따로 이용해야 하는 등 개별적으로 운영되다 보니, 뭔가 하나로 통합해서 관리하면 좋을 만한 협업툴을 찾게 되었습니다.

이런 필요를 충족시켜줄 업무 목표 관리 프로그램으로 "플로우(flow)"를 선택하였습니다.

앞서 언급해 드린 트렐로나 레드마인 같은 툴들이 가지고 있는 공동 편집 같은 기능은 기본이고, 원활한 커뮤니케이션을 위한 메신저나 화상회의, 사내 시스템 연동 등 종합적인 업무 환경을 구축할 수 있다는 점이 주요 이유였습니다.

윈도우와 맥 운영체제 모두에서 사용할 수 있고 안드로이드, iOS까지 대부분의 OS와 모바일 운영체제에서 구분 없이 사용할 수 있고, 인터넷 브라우저나 앱을 통해 접속할 수 있어 인터넷만 된다면 전 세계 어디서든 시간과 공간의 제약 없이 사용할 수 있다는 점도 중요한 이유 중 하나입니다.

전제적인 디자인이 매우 심플하고 직관적이며 컬러풀한 구성을 가지고 있는데요, 누구나 쉽고 직관적으로 이해할 수 있도록 사용성을 높이는 UI, UX 트렌드를 반영한 결과로 접근성과 편의성을 높게 만들었습니다.

플로우는 프로젝트 관리, 메신저, 업무관리, 화상회의, 간트차트까지 한 번에 가능한 프로젝트 기반의 올인원 협업툴이 플로우입니다.

거기에 더해 국내 최초로 성과 지향 중심의 한국형 기업에 꼭 필요한 목표지향적 "OKR(Objectives and Key Results)" 목표관리 기능까지 적용하여 한 단계 더 업그레이드되어 좋아졌습니다.

참고로, OKR은 인텔에서 시작하여 구글, 실리콘밸리에서도 사용하고 있으며, 국내 대기업 들도 도입하여 사용할 만큼 많은 기업들이 쓰고 있는 목표 관리 기법입니다.

flow는 기존의 메신저 기반이 아닌 프로젝트를 기반으로 하여 프로젝트 진행 상황 및 히스토리 파악이 용이하고, 각자의 역할과 책임을 명확히 하여 지정된 기간 안에 프로젝트 결과물을 얻을 수 있다는 점이 가장 큰 장점이 아닐까 싶습니다.

또, 일하다 보면 회사 내 직원이나 부서뿐 아니라 외부 업체와도 협력해서 일해야 할 때가 많죠! 이때는 [외부인 초대] 기능을 이용하면 외부 협력사와 유기적으로 커뮤니케이션하면서 원활한 소통도 가능합니다.

프로젝트를 함께 진행하다 보면 마감 기한은 언제까지이며 현재 작업 진행률은 은 정도인지 담당자는 누구인지 등을 확인해야 합니다.

이때 플로우의 [간트차트]를 보면 업무 진행 상황을 한눈에 확인할 수 있습니다.

간트차트는 프로젝트 일정관리를 위한 바(bar) 형태로 되어 있는데, 진행 중인 모든 프로젝트의 진척도를 "프로젝트별/업무상태별/담당자별/기간별"로 한눈에 체크할 수 있어 계획된 일정에 맞게 차질 없이 관리하거나 통제할 수 있습니다.

업무에 조정이 필요하거나 일정이 변경된 경우에도 드래그 한 번으로 간편하게 일정을 변경할 수 있어 더욱 편리해요!

좌측에 필터 기능을 이용해 우선순위나 마감일 등을 구분하여 파악할 수 있으며, 요청/진행/피드백/완료/보류의 5단계 워크플로우로 상태를 구분하고 이에 따라서도 해당 업무의 현재 상황을 담당자를 비롯해 관리자도 쉽게 파악할 수 있습니다.

특정 업무 생성 시 세부 일정에서 체크해야 할 하위 업무가 있다면 추가할 수 있고, 업무에 참고할 자료나 작업 진행 과정에서 필요한 파일을 간편하게 첨부할 수 있습니다.

이때 내 컴퓨터뿐 아니라 계정 연동을 통해 구글 드라이브/드롭박스 등에서 자료를 불러와 편리하게 첨부할 수 있습니다.

과거에는 협업툴과 메신저를 별도로 사용했어서 매번 따로 접속해야 하는 불편함이 있었습니다.

하지만, flow는 조직도 기반의 업무용 메신저가 포함되어 있어 구성원과 멀티 메신저를 이용해 언제 어디서든 실시간을 소통할 수 있으며, 기존에 SNS와 비슷한 다양한 업무용 이모티콘도 제공되어 소통의 편의성도 높습니다.

업무 파악이 원활하지 않거나 급한 진행 건의 경우 유선상으로 연락해야 할 때도 있는데, 메신저를 통해 구성원의 연락처를 바로 확인할 수 있어 보다 빠르고 정확한 업무 소통이 가능합니다.

1:1 채팅 및 프로젝트별 채팅 방 등 기존 카카오톡과 동일한 방식으로 방을 개설하고 소통할 수 있으며, 비밀 채팅처럼 보안이 필요한 내용은 시크릿 메시지를 통해 안전하게 보호받을 수 있고, 줌이나 팀즈 등 화상회의 시스템과 연동에 필요한 실시간 알림 등도 받을 수 있습니다.

채팅방에서 주고받은 메시지나 이미지, 파일, 링크는 무기한 저장되어, 직원이 퇴사하고 업무를 인수인계받은 담당자도 기존 업무를 파악하는데 용이합니다.